Over de functie

Over de opdracht

Tilburg University staat aan de vooravond van een belangrijke transitie naar een centraal georganiseerde, digitaal gestuurde en toekomstbestendige post- en logistieke organisatie. Het doel is om de postkamer te transformeren naar een efficiënte, veilige en duurzame werkomgeving waarin digitale documentverwerking centraal staat, fysieke handelingen worden geminimaliseerd en logistieke processen optimaal zijn ingericht. Hiermee levert de universiteit een belangrijke bijdrage aan hybride werken en toekomstbestendige dienstverlening.

Als Projectleider Digitalisering Postkamer ben jij verantwoordelijk voor de regie, coördinatie en succesvolle realisatie van deze organisatiebrede digitaliseringsslag. Je brengt de huidige processen in kaart, analyseert knelpunten en vertaalt deze naar een toekomstbestendige werkwijze. Daarbij werk je nauw samen met interne afdelingen zoals Facility Services, Informatiemanagement, IT en project VIA, maar ook met externe leveranciers en implementatiepartners.

Je begeleidt de implementatie van de digitalisering van inkomende post en de koppeling met het documentmanagementsysteem Djuma. Daarnaast zorg je voor efficiënte pakket- en logistieke processen, stel je nieuwe werkinstructies op en borg je kennis binnen de organisatie. Ook heb je oog voor de impact van de veranderingen op medewerkers en eventuele personele consequenties, zodat de nieuwe werkwijze duurzaam wordt ingebed.

Jouw verantwoordelijkheden

In deze opdracht ben je onder andere verantwoordelijk voor:

• Het analyseren en optimaliseren van post- en logistieke processen.
• Het leiden van complexe digitaliserings- en implementatietrajecten.
• Het aansturen van leveranciers en bewaken van contracten, SLA’s en compliance op het gebied van privacy en de Archiefwet.
• Het opzetten en bewaken van de projectstructuur, planning, risico’s, afhankelijkheden en besluitvorming.
• Het opstellen van een Project Initiatie Document (PID).
• Het realiseren van een beheerorganisatie en het borgen van informatiebeheer.
• Het begeleiden van de organisatieverandering, kennisoverdracht en acceptatie van de nieuwe werkwijze.
• Het rapporteren aan management en overige stakeholders over voortgang, risico’s en resultaten.
• Optioneel: het coördineren en technisch begeleiden van de implementatie van multifunctionele printers (MFP’s).

Wie ben jij?

Je bent een ervaren projectleider die complexe digitaliseringstrajecten succesvol weet te realiseren. Je combineert een sterke analytische blik met uitstekende organisatorische vaardigheden en weet mensen mee te nemen in verandering. Je communiceert gemakkelijk op verschillende niveaus binnen de organisatie, bent resultaatgericht, proactief en beschikt over een integere en verbindende werkstijl. Dankzij jouw ervaring met project- en verandermanagement weet je processen te verbeteren én veranderingen duurzaam te implementeren.

Aantal uur per week: De verwachte inzet bedraagt 16 tot 32 uur per week, afhankelijk van de aard en omvang van de werkzaamheden. In de eerste fase van het project zal de benodigde inzet hoger liggen. 5 Naarmate het project vordert, zal het aantal benodigde uren geleidelijk afnemen.

Minimumeisen

De minimale eisen voor onderhavige procedure zijn:

1. Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau.
2. Kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar ervaring met implementatieprojecten op het snijvlak van digitalisering, logistiek en facilitaire dienstverlening.
3. Kandidaat is uiterlijk 1 oktober 2026 beschikbaar.
4. Kandidaat is minimaal 16 uur per week beschikbaar.
5. Kandidaat is flexibel qua uren en werkdagen.
6. Kandidaat is servicegericht, accuraat en beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in Nederlands en Engels.

Pré

Je hebt bij voorkeur:

• meerjarige ervaring met postlogistieke processen;
• ruime ervaring met digitaliseringsprojecten;
• ervaring met complexe verandertrajecten waarbij veel stakeholders betrokken waren;
• ervaring met implementatie van MFP-oplossingen;
• kennis van:
  • IPP-netwerkprotocol;
  • Scan-to-email;
  • Scan-to-folder;
  • Scan-to-cloud;
  • OCR-instellingen;
  • documentmanagementsystemen (DMS);
  • DMS-koppelingen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Snelle uitbetaling binnen 16 dagen.