Over de functie

fwb SRQ170813

Je gaat tijdelijk aan de slag als afdelings- en managementondersteuner binnen de afdeling Samenleving. In deze rol ondersteun je de hele afdeling, inclusief het afdelingshoofd en de twee teamleiders, bij uiteenlopende administratieve, secretariële en organisatorische werkzaamheden. Je werkt in een team van ondersteuners en zorgt dat processen soepel verlopen, van planning en correspondentie tot subsidieondersteuning en projectenadministratie. Je komt terecht in een compacte gemeentelijke organisatie met korte lijnen, waar je snel moet kunnen schakelen en zelfstandig veel regelt. De opdracht is ter vervanging van zwangerschaps- en bevallingsverlof.

Wat ga je doen

• Je verzorgt en stelt beschikkingen op voor partners in het maatschappelijk veld.
• Je laat overeenkomsten en beschikkingen ondertekenen en verstuurt deze.
• Je verwerkt rugzakjes kunst- en cultuureducatie.
• Je bent eerste aanspreekpunt bij vragen over applicaties zoals Outlook en Onegov.
• Je plant en organiseert afspraken, zowel intern als extern, en regelt locaties.
• Je codeert facturen voor en maakt verplichtingen aan in Key2financiën.
• Je verzorgt de projectenadministratie.
• Je stelt agenda’s op voor bestuurlijk overleg.
• Je meldt nieuwe collega’s aan, maakt hen wegwijs en regelt laptop en telefoon.
• Je voert de representatieregeling uit, zoals het regelen van bloemen, lunch en cadeaus.
• Je publiceert beleidsregels via Daadkracht.
• Je verzorgt de postverdeling in Onegov.
• Je verzorgt correspondentie en maakt overzichten.
• Je toetst subsidieaanvragen administratief en handelt deze waar mogelijk af, onder meer op het gebied van onderwijs, cultuur en media.
• Je zorgt voor inhoudelijke en financiële overzichten voor het jaarlijkse subsidieprogramma en -proces en ondersteunt de subsidiecoördinator.
• Je maakt schema’s en levert stukken aan voor de accountantscontrole, onder andere voor het subsidieprogramma.
• Je plant trainingen, cursussen, bijeenkomsten en andere personeelsgesprekken.
• Je ondersteunt op verschillende terreinen bij het verzamelen van informatie, het samenstellen van complexe digitale dossiers, het maken van overzichten en het doen van voorstellen voor kwaliteitsverbetering van administratieve en secretariële procedures en processen.

Over jou

• Je bent een enthousiaste aanpakker met een plezierige persoonlijkheid.
• Je bent stressbestendig en kunt snel inspringen in een nieuwe werkomgeving.
• Je bent proactief en communicatief sterk.
• Je denkt in oplossingen en ondersteunt anderen graag optimaal.
• Samenwerken is voor jou vanzelfsprekend.
• Je bent ondernemend, flexibel en wilt het maximale uit jezelf halen.
• Je beschikt over digitale vaardigheden en zet die in om processen verder te verbeteren.

Eisen

• Je hebt tenminste een mbo-opleiding afgerond, bij voorkeur een secretariële opleiding.
• Je hebt ervaring met vergelijkbare werkzaamheden bij een gemeente.
• Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Je hebt aantoonbaar mbo+ werk- en denkniveau.
• Je bent beschikbaar voor 28 uur per week.
• Je hebt minimaal 2 jaar recente werkervaring als management-, directie-, bestuurs- of afdelingsondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie.

Wensen

• Je bent beschikbaar op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag.

Competenties

• Je werkt planmatig.
• Je toont eigenaarschap.
• Je bent klantgericht.
• Je werkt goed samen.
• Je bent flexibel.
• Je past goed binnen het team.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

fwb SRQ170813

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.